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会议执行:又爱又恨的“无限循环”
文章来源:http://www.zd-cultural.com 发布时间:2022-04-24 | 加入收藏 阅读次数 :723次 返回列表

最近“无限循环”或许是魔都人民正在经历得一种新生活方式。“伪甲方”坐标魔都,也正在努力适应这种新生活,可能是还没习惯,因此文章断更了一段时间。渐渐地“伪甲方”也接受了并适应了“无限循环”,毕竟生活得继续,工作得继续,更要抓住这“足不出户”的好机会练好内功,期待日后能在阳光下绽放。

谈到“无限循环”,其实策划大大小小、各种类型的会议本质上也都是循环,可简单分成三步曲:会前筹备 — 会中执行 — 会后复盘。上期推文提到了【如何考察会场】和【如何验收会场】,这都属于会前筹备的范畴。“伪甲方”是一个有始有终且负责任的好男人,本期就来和大家一起聊聊【会中执行】这一part。

老规矩,进入正文前,先给大家讲一个真实故事。记得刚入行不久,就机缘巧合地被委以重任成为了一大型论坛的团队主力之一,并还有一行业老法师(当时已70多岁)作为我们的顾问。论坛开幕前一晚深夜,老法师回房前特地跑到我面前用她的中气十足的港式普通话和我交代VIP签到处一定要与普通代表的有空间上的区分,并给我比划了她建议的摆放区域。“伪甲方”彼时已完全超负荷工作,习惯性微笑着点头示意明白了,其实就是左耳进右耳出了。第二天一早,“伪甲方”精神抖擞地以为已经万事俱备,正在捣鼓自己的发型时,老法师气冲冲地向我走来伴随着她的“怒骂”,“Unprofessional!”、 “不是这样滴!”……“伪甲方”瞬间懵了3秒,然后上了火回怼一堆理由并表示来不及做调整,当时内心其实就是觉得这不是大问题。老法师询问了下vendor调整难度及时间后,三下五除二地进行了修正,并拿出了精致的糖果放在她自带的装饰精美的托盘里,开始了她的VIP签到注册工作…….“伪甲方”心情平复后,远远地看着老法师,她和那些VIP们有说有笑,时不时递上一粒小糖果。与此同时志愿者们已经将VIP们的会议材料等准备就绪,丝毫没有给到VIP们等待的感觉。简单理解,老法师对VIP签到处位置的苛刻、自带精致小糖果并配备精美托盘,这些做法其实就是为了达到:

1)VIP进入酒店第一时间得到主办方的欢迎;

2)单独划分VIP签到,最大化地给志愿者留出准备会议材料的时间;

3)拉近主办方与VIP的距离。

花了挺多篇幅还原这么一个真实故事,一来可能真的是“足不出户”把自己憋坏了,二来更是想强调会议的现场执行工作的精细程度决定了整个会议的品质,故事中提到的内容无非都是为了最大程度提升VIP参会的体验。好了,话不多说,接下来“伪甲方”将结合近些年来积累的实战经验以及“被骂”经历,为圈内各位提供一份万能的基于甲方视角下的会议现场执行清单。

如果“伪甲方”在AV控台,我会这么干

将主持词交由会场主持人(更新最终确认的会前视频播放流程)

提供主持人串场词给到控台Show Caller

提供定稿版会议手册给控台相关负责人

主办方内部确认好暖场视频内容及顺序并告知控台(提前准备中英双语提示音)

LED屏幕画面切换指挥监督(窗口切换按最终彩排)

所有上屏画面(KV、嘉宾介绍等)投屏前再做一次检查。若有错误,用主KV代替

确保嘉宾最终定稿的PPT并传输给控台

提醒并告知演讲人如何使用激光笔/翻页器

嘉宾倒计时提醒(线下举牌及控台计时)

按照环节要求,提前准备好舞台布置(如沙发,茶几,同传耳机,话筒等)

查看返送电视机内容显示是否准确(PPT/KV/其他画面)

讲台演讲及小组panel切换时时,提醒舞台灯光对应调整

舞台一侧设置无线话筒摆放台并安排供应商专人负责

安排专人负责监听同传耳机以及线上同传是否正常(原声/英文/中文声道)

如果“伪甲方”在连线&导播台,我会这么干

根据环节,提前开启对应的线上会议室

查看线上嘉宾的网络,声音,画面等情况,若非正常,立即启动预案

若有嘉宾未按计划正常上线,立即电话联系(会前一定要获得连线嘉宾的联系方式)

安排专人处理连线会议室中的嘉宾误触操作

线上嘉宾演讲时,提醒导播将现场观众的画面输入连线会议室

要求供应商线上录制视频

直播开始前务必与嘉宾、控台等技术沟通到位全体standby后,才能正式推流

确认所有拉流媒体平台是否信号正常

各预案确认完成,以应对直播期间出现突发状况,参考预案如下:

1)主KV;

2)主办方宣传片;

3)提前录制的城市风景照垫片;

4)大会全景

直播中各场景底图对应议程进行切换,注意尺寸比例正确

直播画面切换指挥监督

每一位嘉宾直播画面中上字幕条前,需再次核对信息是否准确

最新的贵宾座次席及每个环节上台流程update给导播

监督指挥三个场景画面的取景(会议现场、直播间、连线会议室)

务必提醒导播线上嘉宾演讲时,直播间与连线会议室的呈现画面是不同的

嘉宾上场的取景:摇臂跟随嘉宾,同时取景带上大屏上的嘉宾介绍

讲台演讲的取景:注意嘉宾背后的品牌露出(logo或大会名称等)以及穿屏现象

小组讨论的取景:考虑嘉宾坐高,尽可能带到嘉宾桌牌

如果“伪甲方”在会务Team,我会这么干

一个大会的会务工作极其复杂,本文主要聚焦会场内的现场会务工作。交通、餐饮、住宿、接待等等工作,欢迎圈内专业人士补充。

嘉宾引领点提前踩点确认(入场、用餐)

按最终台型摆放桌牌,安排专人负责会议材料补打

复查嘉宾台面资料摆放顺序及完整性(包括水笔是否书写流畅)

若有翻台环节,资料回收时要求分类回收,以下两点请注意:

1)嘉宾随身物品,交给签到处;

2)回收有嘉宾笔记的纸并记录嘉宾姓名。

合作伙伴权益落地情况汇总,现场拍照存档

根据每个环节要求,提前准备好讲台材料/同传耳机/无线麦等

在讲台或茶几上备好矿水(特殊情况特殊对待)

安排志愿者清点会场嘉宾人数(开场后,茶歇后,结束前)若使用门禁系统,请Vendor提供数据分析报告

会场室温根据实际情况调整 、提醒酒店嘉宾茶水服务

准备摇铃,以便茶歇后重新召集嘉宾回到会场

若有合影环节,贴完名字的合影座椅提前就位(小tips:给摄影师准备一支话筒,以便指挥合影)

本期推文就先啰嗦到这,希望能给各位圈内人士一定的参考价值。“伪甲方”也提出一个观点,无论是甲方还是乙方在做会议活动时,都要有主人翁精神和主办方思维。

泽迪国际展览搭建有限公司(简称:泽迪国际),是一家专业上海展台搭建布置公司,主要提供展会展览设计、展会展览搭建、展会展览布置搭建、展会展览设计、商务服务、咨询策划、舞台、活动、专卖店、展示厅及大型会议等设计策划、施工搭建、维护一体化的展览设计建造服务企业。公司经验丰富,实力雄厚,拥有国内专业的的展示策划设计人才和独立的施工团队,建设了3000平米的展览制作基地。


最近“无限循环”或许是魔都人民正在经历得一种新生活方式。“伪甲方”坐标魔都,也正在努力适应这种新生活,可能是还没习惯,因此文章断更了一段时间。渐渐地“伪甲方”也接受了并适应了“无限循环”,毕竟生活得继续,工作得继续,更要抓住这“足不出户”的好机会练好内功,期待日后能在阳光下绽放。

谈到“无限循环”,其实策划大大小小、各种类型的会议本质上也都是循环,可简单分成三步曲:会前筹备 — 会中执行 — 会后复盘。上期推文提到了【如何考察会场】和【如何验收会场】,这都属于会前筹备的范畴。“伪甲方”是一个有始有终且负责任的好男人,本期就来和大家一起聊聊【会中执行】这一part。

老规矩,进入正文前,先给大家讲一个真实故事。记得刚入行不久,就机缘巧合地被委以重任成为了一大型论坛的团队主力之一,并还有一行业老法师(当时已70多岁)作为我们的顾问。论坛开幕前一晚深夜,老法师回房前特地跑到我面前用她的中气十足的港式普通话和我交代VIP签到处一定要与普通代表的有空间上的区分,并给我比划了她建议的摆放区域。“伪甲方”彼时已完全超负荷工作,习惯性微笑着点头示意明白了,其实就是左耳进右耳出了。第二天一早,“伪甲方”精神抖擞地以为已经万事俱备,正在捣鼓自己的发型时,老法师气冲冲地向我走来伴随着她的“怒骂”,“Unprofessional!”、 “不是这样滴!”……“伪甲方”瞬间懵了3秒,然后上了火回怼一堆理由并表示来不及做调整,当时内心其实就是觉得这不是大问题。老法师询问了下vendor调整难度及时间后,三下五除二地进行了修正,并拿出了精致的糖果放在她自带的装饰精美的托盘里,开始了她的VIP签到注册工作…….“伪甲方”心情平复后,远远地看着老法师,她和那些VIP们有说有笑,时不时递上一粒小糖果。与此同时志愿者们已经将VIP们的会议材料等准备就绪,丝毫没有给到VIP们等待的感觉。简单理解,老法师对VIP签到处位置的苛刻、自带精致小糖果并配备精美托盘,这些做法其实就是为了达到:

1)VIP进入酒店第一时间得到主办方的欢迎;

2)单独划分VIP签到,最大化地给志愿者留出准备会议材料的时间;

3)拉近主办方与VIP的距离。

花了挺多篇幅还原这么一个真实故事,一来可能真的是“足不出户”把自己憋坏了,二来更是想强调会议的现场执行工作的精细程度决定了整个会议的品质,故事中提到的内容无非都是为了最大程度提升VIP参会的体验。好了,话不多说,接下来“伪甲方”将结合近些年来积累的实战经验以及“被骂”经历,为圈内各位提供一份万能的基于甲方视角下的会议现场执行清单。

如果“伪甲方”在AV控台,我会这么干

将主持词交由会场主持人(更新最终确认的会前视频播放流程)

提供主持人串场词给到控台Show Caller

提供定稿版会议手册给控台相关负责人

主办方内部确认好暖场视频内容及顺序并告知控台(提前准备中英双语提示音)

LED屏幕画面切换指挥监督(窗口切换按最终彩排)

所有上屏画面(KV、嘉宾介绍等)投屏前再做一次检查。若有错误,用主KV代替

确保嘉宾最终定稿的PPT并传输给控台

提醒并告知演讲人如何使用激光笔/翻页器

嘉宾倒计时提醒(线下举牌及控台计时)

按照环节要求,提前准备好舞台布置(如沙发,茶几,同传耳机,话筒等)

查看返送电视机内容显示是否准确(PPT/KV/其他画面)

讲台演讲及小组panel切换时时,提醒舞台灯光对应调整

舞台一侧设置无线话筒摆放台并安排供应商专人负责

安排专人负责监听同传耳机以及线上同传是否正常(原声/英文/中文声道)

如果“伪甲方”在连线&导播台,我会这么干

根据环节,提前开启对应的线上会议室

查看线上嘉宾的网络,声音,画面等情况,若非正常,立即启动预案

若有嘉宾未按计划正常上线,立即电话联系(会前一定要获得连线嘉宾的联系方式)

安排专人处理连线会议室中的嘉宾误触操作

线上嘉宾演讲时,提醒导播将现场观众的画面输入连线会议室

要求供应商线上录制视频

直播开始前务必与嘉宾、控台等技术沟通到位全体standby后,才能正式推流

确认所有拉流媒体平台是否信号正常

各预案确认完成,以应对直播期间出现突发状况,参考预案如下:

1)主KV;

2)主办方宣传片;

3)提前录制的城市风景照垫片;

4)大会全景

直播中各场景底图对应议程进行切换,注意尺寸比例正确

直播画面切换指挥监督

每一位嘉宾直播画面中上字幕条前,需再次核对信息是否准确

最新的贵宾座次席及每个环节上台流程update给导播

监督指挥三个场景画面的取景(会议现场、直播间、连线会议室)

务必提醒导播线上嘉宾演讲时,直播间与连线会议室的呈现画面是不同的

嘉宾上场的取景:摇臂跟随嘉宾,同时取景带上大屏上的嘉宾介绍

讲台演讲的取景:注意嘉宾背后的品牌露出(logo或大会名称等)以及穿屏现象

小组讨论的取景:考虑嘉宾坐高,尽可能带到嘉宾桌牌

如果“伪甲方”在会务Team,我会这么干

一个大会的会务工作极其复杂,本文主要聚焦会场内的现场会务工作。交通、餐饮、住宿、接待等等工作,欢迎圈内专业人士补充。

嘉宾引领点提前踩点确认(入场、用餐)

按最终台型摆放桌牌,安排专人负责会议材料补打

复查嘉宾台面资料摆放顺序及完整性(包括水笔是否书写流畅)

若有翻台环节,资料回收时要求分类回收,以下两点请注意:

1)嘉宾随身物品,交给签到处;

2)回收有嘉宾笔记的纸并记录嘉宾姓名。

合作伙伴权益落地情况汇总,现场拍照存档

根据每个环节要求,提前准备好讲台材料/同传耳机/无线麦等

在讲台或茶几上备好矿水(特殊情况特殊对待)

安排志愿者清点会场嘉宾人数(开场后,茶歇后,结束前)若使用门禁系统,请Vendor提供数据分析报告

会场室温根据实际情况调整 、提醒酒店嘉宾茶水服务

准备摇铃,以便茶歇后重新召集嘉宾回到会场

若有合影环节,贴完名字的合影座椅提前就位(小tips:给摄影师准备一支话筒,以便指挥合影)

本期推文就先啰嗦到这,希望能给各位圈内人士一定的参考价值。“伪甲方”也提出一个观点,无论是甲方还是乙方在做会议活动时,都要有主人翁精神和主办方思维。

泽迪国际展览搭建有限公司(简称:泽迪国际),是一家专业上海展台搭建布置公司,主要提供展会展览设计、展会展览搭建、展会展览布置搭建、展会展览设计、商务服务、咨询策划、舞台、活动、专卖店、展示厅及大型会议等设计策划、施工搭建、维护一体化的展览设计建造服务企业。公司经验丰富,实力雄厚,拥有国内专业的的展示策划设计人才和独立的施工团队,建设了3000平米的展览制作基地。


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